شرح مراقبة الموظفين – كيف يتابعك صاحب العمل

ما هي تكنولوجيا مراقبة الموظفين؟

مثل العديد من التطورات التكنولوجية، تنبع تكنولوجيا مراقبة الموظفين من برامج ترعاها الحكومة. تم تطويرها لمراقبة السكان على نطاق واسع ومكافحة الإرهاب على يد وكالات ذات ثلاثة أحرف، وقد تم تسريب بعض هذه الأدوات القوية للمراقبة من خلال ويكيليكس — ومنذ ذلك الحين تم تقليصها وخصخصتها للاستخدام الشركاتي.

لدى أصحاب العمل مجموعة واسعة من الخيارات لبرامج مراقبة الموظفين، كل منها يروج لتخصصه أو ميزته الفريدة. في حين أن قدرات المراقبة متشابهة نسبياً في كل الأنظمة، يميز اللاعبون الرئيسيون أنفسهم من خلال التطبيق الآلي للإنفاذ وتنبيهات السلامة، تقييم وتصنيف الموظفين، أو وظائف التنبؤ بالإنتاجية. الأدوات الرائدة المتاحة اليوم هي:

• تيراميند
• إمبمونيتور
• أكتيف تراك
• هبستاف
• تايم دكتور

قبل الغوص فيما يمكن أن تفعله الشركات بمعلوماتك، دعونا أولاً نناقش الطرق المختلفة التي يستخدمها أصحاب العمل لمراقبتك.

جمع معلوماتك الرقمية

في حين كانت مقتصرة في السابق على أصول الشركة خلال ساعات العمل، يوافق الموظفون اليوم دون أن يدركوا على المراقبة على مدار 24/7 مقابل امتيازات العمل من المنزل وسياسات جلب جهازك الخاص (BYOD). على الرغم من أن القانون يفرض على أصحاب العمل أن يراقبوا فقط خلال ساعات العمل، إلا أن الواقع هو أن التكنولوجيا تسمح للمديرين بمراقبة أجهزة الموظفين في كل الأوقات… وعندما يمكنهم ذلك، سيفعلون.

يعتبر تيراميند على نطاق واسع بأنه يمتلك أكثر الحلول شمولية لمراقبة الموظفين على أجهزة الكمبيوتر والخوادم (وليس الأجهزة المحمولة)، لذا دعونا نستعرض قدراتهم.

يمنح تيراميند أصحاب العمل القدرة على مراقبة التالي:

• تسجيل الشاشة المستمر مع إمكانية التشغيل
• الضغطات على لوحة المفاتيح — على كل موقع ويب
• زيارات الصفحات الويب ومدتها
• البريد الإلكتروني — إلى، من، الموضوع، محتوى الرسالة، المرفقات
• نقل الملفات
• الاجتماعات
• الرسائل الفورية على جميع المنصات – وسائل التواصل الاجتماعي، سلاك، إلخ
• نشاط وسائل التواصل الاجتماعي، المحتوى المنشور والمرفقات
• البحث
• الطباعة بما في ذلك الطباعة إلى PDF
• لقطات الشاشة
• الجلسات ومراقبة الشبكة

كل كلمة تكتبها، كل موقع تزوره، كل ملف تدخل إليه… كل ذلك مسجل ومدوّن طالما كان ذلك على جهاز تابع للشركة، سواء كان ذلك صندوق بريد إلكتروني خاص، حساب وسائل تواصل اجتماعي، أو Dropbox. تتيح بعض التطبيقات حتى للشركات تشغيل كاميرات الكمبيوتر.

تتيح تيراميند وبرمجيات المراقبة الأخرى لأرباب العمل تفعيل وكيل خفي يتحكم في معرفة الموظف أو عدمه بأنه يخضع للمراقبة في أي وقت.

بالنسبة للهواتف الذكية، تتيح حلول إدارة الأجهزة المحمولة (MDM) لأرباب العمل مراقبة وإدارة الأجهزة المحمولة الخاصة بالشركة أو المملوكة شخصياً. بينما لا يتم مراقبة الرسائل النصية الشخصية والبريد الإلكتروني، يمكن للشركات أن ترى عدد الرسائل التي ترسلها، عدد جهات الاتصال لديك، التطبيقات التي تستخدمها، ولكم من الوقت. كما يتم استخدام حلول MDM لتتبع موقع GPS للجهاز.

المراقبة الفيزيائية

إلى جانب أجهزتك، يمكن للشركات تتبع أماكن تواجدك باستخدام موقع GPS وتغذية الفيديو من كاميرات CCTV أو كاميرات الأجهزة. يمكنهم تتبع المدة التي تجلس فيها على مكتبك وحتى المدة التي تقضيها في الحمام.

ليس سراً أن استخدام الشركات للمراقبة بالفيديو وتسجيل الصوت في مقراتها ومركباتها الشركاتية (فكر في: السيارة الشركاتية) مسموح به قانونياً، ولكن ماذا عن عدة مربعات سكنية بعيداً عن المكتب؟

الكاميرات فائقة الدقة، الطائرات بدون طيار، والميكروفونات البارابولية التي تراقب حركات وأقوال الموظفين قوية للغاية بحيث يمكن استخدامها على بعد مربعات سكنية من المكتب. هذا ليس خيالاً علمياً، هذا يحدث اليوم مع وجود قضايا محكمة تثبت ذلك.

في مثل هذه الحالات، يقول تود وولفسون، شريك في شركة قانون العمل والتوظيف في كاليفورنيا، إن القضية ستنتهي لصالح الموظفين.

“لا يمكنك بأي حال من الأحوال استخدام طائرة بدون طيار لمراقبة الموظفين ما لم يتم إبلاغ الموظفين بذلك مسبقاً، وهو ما لم يحدث في هذه الحالة”، يقول. “حتى ذلك الحين، تتسم الطائرة بدون طيار بأجواء أخ الأكبر. لن يتحمل هيئة المحلفين طائرة بدون طيار، أو كاميرا فائقة الدقة، أو ميكروفون بارابولي، أو أي تكنولوجيا أخرى لا يتوقع الناس استخدامك لها.” — تود وولفسون (المصدر: عندما تسوء مراقبة الموظفين بشكل فظيع)

الأجهزة القابلة للارتداء

تزيد التكلفة المباشرة وغير المباشرة لجميع إصابات وأمراض مكان العمل في الولايات المتحدة عن 250 مليار دولار سنوياً. لمكافحة ذلك، بدأت شركات مثل هيتاشي في تجهيز العمال بتكنولوجيا قابلة للارتداء لجمع بيانات الصحة والموقع عن موظفيها.

تدعي هيتاشي أيضاً أنها قادرة على ‘قياس السعادة’ من خلال المقاييس التي تجمعها. تستخدم الشركات التي تدير المستودعات والمصانع أيضاً محددات المواقع القابلة للارتداء لمساعدة الموظفين في حالات الطوارئ.

كيف تستخدم برمجيات مراقبة الموظفين معلوماتك

يتم تجميع البيانات المجمعة من خلال أدوات مراقبة الموظفين المختلفة في ”ملف المواهب”، مما يتيح للشركات وأقسام الموارد البشرية القيام بتتبع الإنتاجية، إدارة الأداء، الكشف عن التهديدات، أو الوقاية من إصابات العمل.

تكون الحالات التجارية للكشف عن التهديدات وإصابات العمل واضحة نسبياً، حيث يشارك الموظفون معلوماتهم مع الشركات لحماية أنفسهم والآخرين من الإصابات أو الهجمات الإلكترونية.

لكن تتبع الإنتاجية وإدارة الأداء غالباً ما يكونان موضع نقاش كونهما طريقاً باتجاه واحد، حيث تعود الفوائد للشركة فقط.

تتبع الإنتاجية

يستخدم المديرون أدوات مراقبة الموظفين لمعرفة كيف يقضي الموظفون وقتهم خلال ساعات العمل وتقييم إنتاجيتهم. بعضها حتى يقدم قدرات مراقبة في الوقت الفعلي تتيح للمديرين رؤية ما يقوم به الموظفون في أي لحظة.

يأخذ تتبع الإنتاجية في الاعتبار المدة التي تقضيها في محطة العمل، عدد الرسائل الشخصية أو زيارات المواقع الشخصية التي تقوم بها، مدى نشاطك على وسائل التواصل الاجتماعي، إلخ، وغالباً ما يجمع درجات الإنتاجية (غالباً عن طريق حساب الوقت الإنتاجي كنسبة من الوقت الكلي) حتى يتمكن المديرون من فهم كيف يستخدم الموظف الوقت الشركاتي.

ثم يستخدم المديرون هذه المعلومات لتحديد وتحفيز العمال غير المنتجين أو المساعدة في تقليل عبء العمل للموظفين المرهقين لتحقيق التوازن بين العمل والحياة. يمكن مشاركة هذه المعلومات مع الزملاء وتغذية ملفات المواهب لوظائف إدارة الأداء.

الكشف عن التهديدات

للكشف عن التهديدات ومنع فقدان البيانات، تراقب أدوات مراقبة الموظفين زيارات المواقع الإلكترونية، وتحميل الملفات، والمرفقات البريدية.

يمكن للمدراء تعيين قواعد وسياسات محددة للأدوار التنظيمية المختلفة لتفعيل التنبيهات عندما يتم كسر القواعد.

حتى أن بعض الأدوات تحسب درجة المخاطرة للموظف واحتمال أن يصبحوا ”فاعلاً سيئاً”. تُدخل هذه المعلومات حول المخاطر أيضاً في ملف المواهب الخاص بالموظف لوظائف إدارة الأداء.

إدارة الأداء

كنتيجة لجميع المقاييس التي تم جمعها خلال مراقبة الموظفين، يتم غالباً إنشاء ملف مواهب شامل للموظفين لإجراء تقييمات العمل، والترقيات، أو الإنهاءات.

يجتمع برادلي ستيفن، مؤسس والرئيس التنفيذي لشركة LLC Formations شهرياً مع فريق القيادة لديه لمراجعة التقارير التي تولدها تيراميند ومناقشة أداء الموظفين.

“نستشير هذه التقارير لمنح الموظفين مكافآت، ترقيتهم، أو حتى فصلهم بسبب أدائهم”، يقول برادلي. “إنتاج التقارير التفصيلية هو ميزة لا بد منها لبرمجيات المراقبة. ففي النهاية، المراقبة لا فائدة منها إذا لم نحصل على رؤى قيمة من البيانات.” (المصدر: أفضل برمجيات مراقبة الموظفين لعام 2021)

ماذا يمكنك أن تفعل حيال ذلك

أقل من ثلث الموظفين يعرفون كيف تقوم شركاتهم باستخراج واستخدام بياناتهم في مكان العمل أو إذا كانوا قد وافقوا على ذلك أصلاً.

لكن حتى لو كانوا قد وافقوا، فإن ديناميكية القوة بين صاحب العمل والموظف معقدة لدرجة أن تشريعات الخصوصية في الاتحاد الأوروبي لا تعتبرها موافقة مُعطاة بحرية في معظم الحالات.

علاوة على ذلك، يُبلغ أكثر من نصف قادة الأعمال أن شركاتهم لا تطلب الموافقة.

لحسن الحظ للموظفين، تبدو اللوائح والأحكام القضائية الأخيرة في صالح حقوق خصوصية الموظفين.

تقيد لائحة حماية البيانات الأساسية في الاتحاد الأوروبي، اللائحة العامة لحماية البيانات لعام 2016، صراحةً ما يمكن وما لا يمكن للشركة القيام به ببيانات الموظفين، مثل التسجيل الآلي وتصنيف الموظفين – على الرغم من أن هذا ينطبق فقط على الشركات والمواطنين في الاتحاد الأوروبي.

تحقق من قائمة غرامات اللائحة العامة لحماية البيانات لترى ما يمكن أن يحدث للشركات التي تنتهك خصوصية الأشخاص.

لسوء الحظ بالنسبة للموظفين في الولايات المتحدة، لا يوجد قانون خصوصية فيدرالي، وقانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا لعام 2018 لا يتناول بيانات الموظفين. ومع ذلك، في الولايات المتحدة، يُعتبر إلزاميًا أن تكون سياسات مراقبة الموظفين ومدونة السلوك:

• محددة وموثقة بوضوح
• توضح صراحة كيف وماذا سيتم مراقبته
• تتطلب إقرارًا خطيًا من الموظفين
• توضح أنه لا يوجد توقع كبير للخصوصية عند استخدام ممتلكات الشركة
• تنص بوضوح على أنه لا يتم جمع أي بيانات لا علاقة لها بأداء العمل
• تضع قيوداً على الكشف عن البيانات الشخصية لأطراف ثالثة

تأكد من الرجوع إلى هذه السياسات، حتى تفهم ما تجمعه شركتك ولأي غرض، وراجع مواد الانضمام للتأكد من أنك قدمت موافقة صريحة على هذه الأنشطة المراقبة.

إذا لم تكن مرتاحًا مع سياساتهم، فكر في استخدام جهاز محمول أو حاسوب محمول منفصل للأنشطة الشخصية.

واستشر محامي حقوق الموظفين إذا كنت تعتقد أنك تعرضت لمراقبة غير عادلة أو تم انتهاك حقوق خصوصيتك من خلال فصل غير عادل أو عقوبة.

نأمل أن تثق بأن صاحب عملك يعاملك باحترام تستحقه كإنسان، وليس مجرد مورد بشري.