Mitarbeiterüberwachung erklärt – Wie Ihr Arbeitgeber Sie überwacht

Was ist Mitarbeiterüberwachungstechnologie?

Wie viele technologische Fortschritte hat auch die Mitarbeiterüberwachungstechnologie ihren Ursprung in staatlich geförderten Programmen. Ursprünglich entwickelt für die Massenüberwachung der Bevölkerung und Terrorismusbekämpfung durch 3-Buchstaben-Behörden, wurden diese leistungsstarken Überwachungswerkzeuge – von denen einige durch WikiLeaks enthüllt wurden – seitdem abgeschwächt und für den unternehmerischen Einsatz privatisiert.

Arbeitgeber haben eine große Auswahl an Mitarbeiterüberwachungssoftware, die jeweils ihre eigene Nische oder Spezialität bewirbt. Während die Überwachungsfähigkeiten im Großen und Ganzen relativ standardisiert sind, unterscheiden sich die großen Anbieter durch automatische Durchsetzung und Sicherheitswarnungen, Mitarbeiterbewertungen oder Produktivitätsprognosefunktionalität. Die führenden Tools auf dem Markt sind heute:

• Teramind
• EmpMonitor
• ActivTrak
• Hubstaff
• Time doctor

Bevor wir uns damit befassen, was Unternehmen mit Ihren Informationen anstellen können, sollten wir zunächst die verschiedenen Methoden diskutieren, die Arbeitgeber zur Überwachung ihrer Mitarbeiter einsetzen.

Erfassung Ihrer digitalen Informationen

Früher auf firmeneigene Ressourcen während der Arbeitszeit beschränkt, stimmen Mitarbeiter heute unwissentlich einer 24/7-Überwachung im Austausch für Homeoffice-Privilegien und Bring-Your-Own-Device (BYOD)-Richtlinien zu. Obwohl das Gesetz vorschreibt, dass Arbeitgeber nur während der Arbeitszeit überwachen dürfen, ist die Realität, dass Technologie es Managern ermöglicht, Mitarbeitergeräte jederzeit zu überwachen… und wenn sie können, werden sie es auch tun.

Teramind gilt allgemein als Anbieter mit dem umfassendsten Angebot an Mitarbeiterüberwachungslösungen für Desktop-Computer und Server (nicht für Mobilgeräte). Lassen Sie uns ihre Fähigkeiten auflisten.

Teramind ermöglicht Arbeitgebern die Überwachung von:

• Ständige Bildschirmaufzeichnung mit Wiedergabe
• Tastenanschläge – auf jeder Webseite
• Webseitenbesuche und Verweildauer
• E-Mails – an, von, Betreff und Inhalt, Anhänge
• Dateiübertragungen
• Meetings
• Sofortnachrichten auf ALLEN Plattformen – soziale Medien, Slack usw.
• Aktivitäten in sozialen Medien, veröffentlichte Inhalte und Anhänge
• Suchanfragen
• Druckvorgänge, einschließlich Druck in PDF
• Bildschirmschnappschüsse
• Sitzungs- und Netzwerküberwachung

Jedes Wort, das Sie tippen, jede Seite, die Sie besuchen, jede Datei, auf die Sie zugreifen… alles wird aufgezeichnet und protokolliert, solange es sich um ein Firmengerät handelt, sei es ein privater E-Mail-Posteingang, ein Social-Media-Konto oder Dropbox. Einige Anwendungen ermöglichen es Unternehmen sogar, Computerkameras einzuschalten.

Teramind und andere Überwachungssoftware ermöglichen es Arbeitgebern, einen versteckten Agenten zu aktivieren, der kontrolliert, ob der Mitarbeiter weiß, dass er zu einem bestimmten Zeitpunkt überwacht wird oder nicht.

Für Smartphones bieten Mobile Device Management (MDM)-Lösungen Arbeitgebern die Möglichkeit, Firmen- oder persönliche Mobilgeräte zu überwachen und zu verwalten. Obwohl persönliche Textnachrichten und E-Mails nicht überwacht werden, können Unternehmen sehen, wie viele Nachrichten Sie senden, wie viele Kontakte Sie haben, welche Apps Sie verwenden und wie lange. MDM-Lösungen werden auch verwendet, um den GPS-Standort des Geräts zu verfolgen.

Physische Überwachung

Über Ihre Geräte hinaus können Unternehmen Ihren Standort über GPS-Ortung und Videoübertragung von Überwachungskameras oder Gerätekameras verfolgen. Sie können auch aufzeichnen, wie lange Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen oder sogar wie lange Sie im Badezimmer verbringen.

Es ist kein Geheimnis, dass die Nutzung von Videoüberwachung und Tonaufnahmen durch Unternehmen auf ihrem Gelände und in ihren Firmenfahrzeugen (denken Sie an: Firmenwagen) gesetzlich zulässig ist, aber was ist mit mehreren Blocks vom Büro entfernt?

Hochwertige Superzoom-Kameras, Drohnen und Parabolmikrofone, die die Bewegungen und Gespräche von Mitarbeitern überwachen, sind so leistungsstark, dass sie mehrere Blocks vom Büro entfernt eingesetzt werden können. Das ist keine Science-Fiction, das passiert heute, und es gibt Gerichtsfälle, die das beweisen.

In solchen Fällen sagt Todd Wulffson, Partner einer kalifornischen Anwaltskanzlei für Arbeits- und Arbeitsrecht, dass der Fall zugunsten der Mitarbeiter beigelegt wird.

„Sie können absolut und definitiv keine Drohne zur Überwachung von Mitarbeitern einsetzen, es sei denn, die Mitarbeiter wurden im Voraus darüber informiert, was in diesem Fall nicht der Fall war“, sagt er. „Selbst dann hat die Drohne diesen Überwachungscharakter. Eine Jury wird niemals eine Drohne, Superzoom-Kamera, Parabolmikrofon oder eine andere Technologie tolerieren, von der die Leute nicht erwarten würden, dass Sie sie einsetzen.“ — Todd Wulffson (Quelle: Wenn die Überwachung Ihrer Mitarbeiter schrecklich schief geht)

Wearables

Die direkten und indirekten Kosten aller Arbeitsunfälle und -erkrankungen in den USA betragen mehr als 250 Milliarden Dollar pro Jahr. Um dem entgegenzuwirken, haben Unternehmen wie Hitachi begonnen, ihre Mitarbeiter mit tragbaren Technologien auszustatten, um Gesundheits- und Standortdaten über ihre Mitarbeiter zu sammeln.

Hitachi behauptet auch, mit den von ihnen gesammelten Metriken ‚Glück messen‘ zu können. Unternehmen, die Lagerhallen und Fabriken betreiben, verwenden ebenfalls tragbare Ortungsgeräte, um Mitarbeitern in Notfällen zu helfen.

Wie Mitarbeiterüberwachungssoftware Ihre Informationen verwendet

Die durch verschiedene Mitarbeiterüberwachungstools gesammelten Daten werden häufig zu einem „Talentprofil“ zusammengefasst, das es Unternehmen und ihren Personalabteilungen ermöglicht, Produktivitätsverfolgung, Leistungsmanagement, Bedrohungserkennung oder Vorbeugung von Arbeitsunfällen durchzuführen.

Die Geschäftsfälle für Bedrohungserkennung und Arbeitsunfallprävention sind relativ einfach, da Mitarbeiter ihre Informationen mit Unternehmen teilen, um sich und andere vor Verletzungen oder Cyber-Angriffen zu schützen.

Produktivitätsverfolgung und Leistungsmanagement werden jedoch häufig als Einbahnstraße kritisiert, bei der die Vorteile ausschließlich dem Unternehmen zugutekommen.

Produktivitätsverfolgung

Manager nutzen Mitarbeiterüberwachungstools, um zu sehen, wie Mitarbeiter ihre Zeit während der Arbeitszeit verbringen und ihre Produktivität einschätzen. Einige bieten sogar Echtzeitüberwachungsfunktionen, die es Managern ermöglichen, zu sehen, was Mitarbeiter in jedem Moment tun.

Bei der Produktivitätsverfolgung wird berücksichtigt, wie lange Sie an Ihrem Arbeitsplatz verbringen, wie viele persönliche Nachrichten oder persönliche Websites Sie besuchen, wie aktiv Sie in sozialen Medien sind usw. Dabei werden häufig Produktivitätspunkte zusammengefasst (oftmals indem die produktive Zeit als Prozentsatz der Gesamtzeit berechnet wird), damit Manager verstehen, wie der Mitarbeiter die Arbeitszeit des Unternehmens nutzt.

Manager verwenden diese Informationen dann, um unproduktive Mitarbeiter zu identifizieren und zu motivieren oder um die Arbeitsbelastung überarbeiteter Mitarbeiter für eine bessere Work-Life-Balance zu reduzieren. Diese Informationen können mit Kollegen geteilt und in Talentprofile für Leistungsmanagementfunktionen eingespeist werden.

Bedrohungserkennung

Zur Bedrohungserkennung und Verhinderung von Datenverlust überwachen Mitarbeiterüberwachungstools Website-Besuche, Datei-Downloads und E-Mail-Anhänge.

Administratoren können spezifische Regeln und Richtlinien für verschiedene organisatorische Rollen festlegen, um Alarme auszulösen, wenn die Regeln verletzt wurden.

Einige Tools berechnen sogar den Risikowert eines Mitarbeiters und die Wahrscheinlichkeit, dass er zu einem „schlechten Akteur“ wird. Diese Risikoinformationen werden ebenfalls in das Talentprofil eines Mitarbeiters für Leistungsmanagementfunktionen eingespeist.

Leistungsmanagement

Als Zusammenfassung aller während der Mitarbeiterüberwachung gesammelten Metriken wird häufig ein umfassendes Talentprofil für Mitarbeiter erstellt, um Mitarbeiterbewertungen, Beförderungen oder Entlassungen durchzuführen.

Bradley Steven, Gründer und CEO von LLC Formations, trifft sich monatlich mit seinem Führungsteam, um von Teramind generierte Berichte zu überprüfen und die Mitarbeiterleistung zu besprechen.

„Wir ziehen diese Berichte heran, um Mitarbeitern Boni zu geben, sie zu befördern oder sie sogar aufgrund ihrer Leistung zu entlassen“, sagt Bradley. „Eine detaillierte Berichtserstellung ist ein unverzichtbares Merkmal für Überwachungssoftware. Schließlich ist die Überwachung nutzlos, wenn wir keine wertvollen Erkenntnisse aus den Daten gewinnen.“ (Quelle: The Best Employee Monitoring Software of 2021)

Was können Sie dagegen tun?

Weniger als ein Drittel der Mitarbeiter ist sich darüber im Klaren, wie ihre Arbeitgeber Arbeitsplatzdaten extrahieren und verwenden oder ob sie überhaupt zugestimmt haben.

Aber selbst wenn sie zugestimmt hätten, ist das Machtverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer so kompliziert, dass die EU-Datenschutzverordnung in den meisten Fällen keine frei gegebene Zustimmung annimmt.

Darüber hinaus geben über die Hälfte der Geschäftsführer an, dass ihre Unternehmen nicht um Zustimmung bitten.

Glücklicherweise scheinen jüngste Vorschriften und Gerichtsurteile zugunsten des Rechts der Mitarbeiter auf Privatsphäre zu tendieren.

Die bahnbrechende Datenschutzverordnung der EU, die Allgemeine Datenschutzverordnung von 2016, schränkt ausdrücklich ein, was ein Unternehmen mit Mitarbeiterdaten tun darf und was nicht, wie zum Beispiel automatisches Bewerten und Profilerstellen von Mitarbeitern – obwohl dies nur für EU-Unternehmen und EU-Bürger gilt.

Schauen Sie sich unsere Liste der GDPR-Strafen an, um zu sehen, was Unternehmen passieren kann, die die Privatsphäre der Menschen verletzen.

Unglücklicherweise gibt es für US-Mitarbeiter kein bundesweites Datenschutzgesetz, und der California Consumer Privacy Act von 2018 bezieht sich nicht auf Mitarbeiterdaten. In den USA ist es jedoch verpflichtend, dass Mitarbeiterüberwachungsrichtlinien und Verhaltenskodizes:

• Klar definiert und dokumentiert sind
• Ausdrücklich darlegen, wie und was überwacht wird
• Eine schriftliche Bestätigung durch die Mitarbeiter erfordern
• Klarstellen, dass bei der Nutzung von Firmeneigentum wenig oder keine Erwartung an Privatsphäre besteht
• Deutlich machen, dass keine mit der Arbeitsleistung nicht zusammenhängenden Daten gesammelt werden
• Einschränkungen für die Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte festlegen

Achten Sie darauf, diese Richtlinien zu überprüfen, damit Sie verstehen, welche Daten Ihr Unternehmen sammelt und zu welchem Zweck, und beziehen Sie sich auf Ihre Einarbeitungsmaterialien, um sicherzustellen, dass Sie ausdrücklich der Überwachung zugestimmt haben.

Wenn Sie mit den Richtlinien nicht einverstanden sind, ziehen Sie in Betracht, ein separates Mobilgerät oder einen Laptop für persönliche Aktivitäten zu verwenden.

Und konsultieren Sie einen Anwalt für Arbeitnehmerrechte, wenn Sie glauben, ungerecht überwacht worden zu sein oder Ihre Privatsphärenrechte durch eine unrechtmäßige Kündigung oder Strafe verletzt wurden.

Hoffentlich können Sie darauf vertrauen, dass Ihr Arbeitgeber Sie mit dem Respekt behandelt, den Sie als Mensch verdienen, und nicht nur als Humankapital sieht.