Explicación del Monitoreo de Empleados – Cómo tu Empleador te Rastrea

¿Qué es la Tecnología de Monitoreo de Empleados?

Como muchos avances tecnológicos, la tecnología de monitoreo de empleados tiene sus orígenes en programas patrocinados por el gobierno. Desarrolladas para la vigilancia masiva de la población y contra el terrorismo de la mano de agencias de tres letras, estas potentes herramientas de monitoreo, algunas de las cuales fueron expuestas a través de WikiLeaks, desde entonces se han suavizado y privatizado para uso corporativo.

Los empleadores tienen una amplia gama de opciones de software para monitorear a los empleados, cada una promocionando su nicho o especialidad. Aunque las capacidades de monitoreo son relativamente estándar en general, los principales actores se diferencian a través de la aplicación automática de normas y alertas de seguridad, la evaluación y puntuación de los empleados o la funcionalidad de pronóstico de productividad. Las herramientas líderes disponibles hoy en día son:

• Teramind
• EmpMonitor
• ActivTrak
• Hubstaff
• Time Doctor

Antes de entrar en lo que las empresas pueden hacer con tu información, primero hablemos de los diversos métodos que los empleadores utilizan para monitorearte.

Recopilando Tu Información Digital

Anteriormente restringido a activos corporativos durante el horario de trabajo, hoy en día los empleados, sin saberlo, están aceptando una vigilancia 24/7 a cambio de privilegios de trabajo desde casa y políticas de Trae-Tu-Propio-Dispositivo (BYOD, por sus siglas en inglés). Aunque la ley estipula que los empleadores solo pueden monitorear durante el horario laboral, la realidad es que la tecnología permite a los gerentes monitorear los dispositivos de los empleados en todo momento… y cuando pueden, lo harán.

Teramind es comúnmente considerado como el que ofrece la gama más completa de soluciones de monitoreo para empleados en escritorios y servidores (no dispositivos móviles), así que enumeremos sus capacidades.

Teramind permite a los empleadores monitorizar lo siguiente:

• Grabación constante de la pantalla con opción de reproducción
• Pulsaciones de teclas — en cada sitio web
• Visitas a páginas web y tiempo de permanencia
• Correo electrónico — destinatario, remitente, asunto, contenido y archivos adjuntos
• Transferencias de archivos
• Reuniones
• Mensajería instantánea en TODAS las plataformas – redes sociales, Slack, etc.
• Actividad en redes sociales, contenido publicado y archivos adjuntos
• Búsquedas
• Impresiones, incluyendo imprimir a PDF
• Capturas de pantalla
• Sesiones y monitoreo de red

Cada palabra que escribes, cada sitio al que accedes, cada archivo al que entras… todo queda registrado y anotado siempre que sea en un dispositivo corporativo, ya sea un correo electrónico privado, una cuenta de redes sociales o Dropbox. Algunas aplicaciones incluso permiten a las empresas activar las cámaras de los computadores.

Teramind y otros programas de monitoreo permiten a los empleadores activar un agente oculto, que controla si el empleado sabe o no que está siendo vigilado en un momento dado.

Para smartphones, las soluciones de Gestión de Dispositivos Móviles (MDM) permiten a los empleadores monitorear y gestionar dispositivos móviles corporativos o personales. Aunque no se monitorean los mensajes y correos personales, las empresas pueden ver cuántos mensajes envías, cuántos contactos tienes, qué aplicaciones utilizas y durante cuánto tiempo. Las soluciones MDM también se utilizan para rastrear la ubicación GPS del dispositivo.

Vigilancia física

Más allá de tus dispositivos, las empresas pueden rastrear a dónde vas usando la ubicación GPS y el video de cámaras CCTV o de dispositivos. Pueden monitorizar cuánto tiempo pasas sentado en tu escritorio e incluso cuánto tiempo pasas en el baño.

No es un secreto que el uso de videovigilancia y grabación de audio en las instalaciones de una empresa y en sus vehículos (piensa: coche de empresa) es legalmente permisible. ¿Pero qué pasa a varias calles de distancia de la oficina?

Cámaras superzoom de alta calidad, drones y micrófonos parabólicos que monitorizan los movimientos y discursos de los empleados son tan potentes que pueden usarse a cuadras de la oficina. Esto no es ciencia ficción, está sucediendo hoy con casos judiciales que lo demuestran.

En tales situaciones, Todd Wulffson, socio de un bufete de abogados laborales con sede en California, dice que el caso se resolverá a favor de los empleados.

«Definitivamente no puedes usar un drone para vigilar a los empleados a menos que se les informe con antelación, lo que no ocurrió en este caso», dice. «Aún informándoles, el drone tiene ese aire de Gran Hermano. Un jurado nunca toleraría un drone, cámara superzoom, micrófono parabólico o cualquier otra tecnología que la gente no esperaría que usaras». — Todd Wulffson (Fuente: Cuando la monitorización de tus empleados sale terriblemente mal)

Dispositivos portables

El costo directo e indirecto de todas las lesiones y enfermedades laborales en los EE.UU. es de más de 250 mil millones de dólares al año. Para combatir esto, empresas como Hitachi han comenzado a equipar a los trabajadores con tecnología portátil para recopilar datos de salud y ubicación de sus empleados.

Hitachi también afirma ser capaz de ‘medir la felicidad’ con las métricas que recopilan. Las empresas que operan almacenes y fábricas también utilizan localizadores portátiles para ayudar a los empleados en caso de emergencia.

Cómo el Software de Monitoreo de Empleados Usa Tu Información

Los datos recolectados a través de diversas herramientas de monitoreo de empleados a menudo se agrupan en un «perfil de talento», lo que permite a las empresas y sus departamentos de RRHH realizar seguimientos de productividad, gestión de rendimiento, detección de amenazas o prevención de lesiones en el lugar de trabajo.

Los casos empresariales para la detección de amenazas y la prevención de lesiones en el lugar de trabajo son bastante claros, donde los empleados comparten su información con las empresas para protegerse a sí mismos y a otros de lesiones o ciberataques.

Sin embargo, el seguimiento de la productividad y la gestión del rendimiento a menudo se ven como una calle de un solo sentido, con beneficios que pertenecen únicamente a la empresa.

Seguimiento de Productividad

Los gerentes utilizan herramientas de monitoreo de empleados para ver cómo los empleados emplean su tiempo durante las horas laborales y evaluar su productividad. Algunos incluso ofrecen capacidades de monitoreo en tiempo real que permiten a los gerentes ver qué están haciendo los empleados en cualquier momento.

El seguimiento de productividad toma en cuenta cuánto tiempo pasas en tu estación de trabajo, cuántos mensajes personales o sitios web personales visitas, cuán activo eres en las redes sociales, etc., y a menudo agrega puntuaciones de productividad (a menudo calculando el tiempo productivo como un porcentaje del tiempo total) para que los gerentes puedan entender cómo el empleado usa el tiempo de la empresa.

Los gerentes luego utilizan esta información para identificar y motivar a los trabajadores no productivos o ayudar a reducir la carga de trabajo de los empleados sobrecargados para equilibrar la vida laboral y personal. Esta información puede ser compartida con colegas y alimentada en perfiles de talento para funciones de Gestión de Rendimiento.

Detección de Amenazas

Para la detección de amenazas y la prevención de pérdida de datos, las herramientas de monitoreo de empleados supervisan las visitas a sitios web, las descargas de archivos y los archivos adjuntos de correo electrónico.

Los administradores pueden establecer reglas y políticas específicas para diversos roles organizativos para activar alertas cuando las reglas se han infringido.

Algunas herramientas incluso calcularán la puntuación de riesgo de un empleado y la probabilidad de que se convierta en un «actor malicioso». Esta información de riesgo también se alimenta en el perfil de talento del empleado para funciones de Gestión de Rendimiento.

Gestión de Rendimiento

Como culminación de todas las métricas recopiladas durante el monitoreo de empleados, a menudo se crea un perfil de talento integral para los empleados para llevar a cabo evaluaciones de empleados, promociones o despidos.

Bradley Steven, fundador y CEO de LLC Formations, se reúne mensualmente con su equipo de liderazgo para revisar los informes generados por Teramind y discutir el rendimiento de los empleados.

«Consultamos estos informes para dar bonos a los empleados, promoverlos o incluso despedirlos debido a su rendimiento», dice Bradley. «La generación de informes detallados es una característica esencial para el software de monitoreo. Después de todo, el monitoreo es inútil si no obtenemos percepciones valiosas de los datos.» (Fuente: El Mejor Software de Monitoreo de Empleados de 2021)

¿Qué Puedes Hacer Al Respecto?

Menos de un tercio de los empleados son conscientes de cómo sus empleadores extraen y utilizan sus datos laborales o si incluso han dado su consentimiento.

Pero incluso si lo hubieran hecho, la dinámica de poder entre un empleador y un empleado es tan complicada que la regulación de privacidad de la UE no lo considera un consentimiento libremente otorgado en la mayoría de los casos.

Además, más de la mitad de los líderes empresariales informan que sus empresas no piden consentimiento.

Afortunadamente para los empleados, las regulaciones recientes y las sentencias judiciales parecen estar inclinándose a favor del derecho a la privacidad de los empleados.

La regulación emblemática de privacidad de datos de la UE, la Regulación General de Protección de Datos de 2016, restringe explícitamente lo que una empresa puede y no puede hacer con los datos de los empleados, como la puntuación automática y el perfilado de los empleados, aunque esto solo se aplica a empresas y ciudadanos de la UE.

Echa un vistazo a nuestra lista de multas del RGPD para ver qué puede sucederles a las empresas que violan la privacidad de las personas.

Desafortunadamente para los empleados de EE.UU., no existe una ley federal de privacidad, y la Ley de Privacidad del Consumidor de California de 2018 no aborda los datos de los empleados. Dicho esto, en EE.UU., es obligatorio que las políticas de monitoreo de empleados y el código de conducta:

• Estén claramente definidos y documentados
• Expliquen explícitamente cómo y qué será monitoreado
• Requieran un reconocimiento escrito por parte de los empleados
• Clarifiquen que hay poca o ninguna expectativa de privacidad al usar la propiedad de la empresa
• Aseguren que no se recopilan datos no relacionados con el rendimiento laboral
• Establezcan restricciones sobre la divulgación de datos personales a terceros

Asegúrate de hacer referencia a estas políticas para comprender qué recopila tu empresa y con qué propósito, y revisa tus materiales de incorporación para asegurarte de que has dado el consentimiento explícito para estas actividades de monitoreo.

Si no te sientes cómodo con sus políticas, considera usar un dispositivo móvil o portátil separado para actividades personales.

Y consulta con un abogado especializado en derechos laborales si crees que has sido monitoreado injustamente o tus derechos de privacidad han sido violados a través de un despido injusto o penalización.

Ojalá puedas confiar en que tu empleador te trata con el respeto que mereces como ser humano, y no solo como un recurso humano.