Monitorizarea angajaților explicată – Cum te urmărește angajatorul tău

Ce este tehnologia de monitorizare a angajaților?

Ca multe avansări tehnologice, tehnologia de monitorizare a angajaților își are originile în programele sponsorizate de guvern. Dezvoltate pentru supravegherea masivă a populației și pentru contracararea terorismului de către agenții cu nume compuse din 3 litere, aceste instrumente de monitorizare puternice – dintre care unele au fost dezvăluite prin WikiLeaks – au fost adaptate și privatizate pentru utilizarea corporativă.

Angajatorii dispun de o gamă largă de opțiuni pentru software-ul de monitorizare a angajaților, fiecare având un domeniu sau specialitate distinctă. Deși capacitățile de monitorizare sunt relativ standard, principalii jucători de pe piață se diferențiază prin alerte automate de securitate, evaluarea și scorarea angajaților sau funcționalitatea de previzionare a productivității. Instrumentele de top disponibile astăzi sunt:

• Teramind
• EmpMonitor
• ActivTrak
• Hubstaff
• Time Doctor

Înainte de a discuta despre ce pot face companiile cu informațiile tale, să abordăm mai întâi diversele metode pe care angajatorii le folosesc pentru a te monitoriza.

Colectarea informațiilor tale digitale

Odinioară restricționate la bunurile corporative în timpul orelor de lucru, astăzi angajații, fără să își dea seama, acceptă supravegherea non-stop în schimbul privilegiilor de muncă de acasă și a politicilor „Adu-ți propriul dispozitiv” (BYOD). Deși legea stipulează că angajatorii pot monitoriza doar în timpul orelor de lucru, realitatea este că tehnologia permite managerilor să supravegheze dispozitivele angajaților în orice moment… și când pot, o vor face.

Teramind este recunoscut ca având cea mai completă gamă de soluții de monitorizare pentru desktop și servere (nu și pentru dispozitive mobile). Să enumerăm capabilitățile lor:

• Înregistrare continuă a ecranului cu redare
• Tastaturi – pe fiecare site
• Vizite pe paginile web și durata
• Email – destinatar, expeditor, subiect și conținut, atașamente
• Transferuri de fișiere
• Întâlniri
• Mesagerie instantanee pe TOATE platformele – rețele sociale, Slack, etc
• Activitate pe rețelele sociale, conținut postat și atașamente
• Căutări
• Printare, inclusiv Print la PDF
• Capturi de ecran
• Sesiuni și monitorizare rețea

Fiecare cuvânt pe care îl tastezi, fiecare site pe care îl vizitezi, fiecare fișier la care ai acces… totul este înregistrat și logat atâta timp cât este pe un dispozitiv corporativ, fie că este o cutie poștală de email privată, un cont de social media sau Dropbox. Unele aplicații permit chiar companiilor să activeze camerele computerelor.

Teramind și alte software-uri de monitorizare permit angajatorilor să activeze un agent ascuns, care controlează dacă angajatul știe sau nu că este monitorizat într-un anumit moment.

Pentru smartphone-uri, soluțiile Mobile Device Management (MDM) permit angajatorilor să monitorizeze și să gestioneze dispozitive mobile, fie ele corporative sau personale. Deși mesajele personale și email-urile nu sunt monitorizate, companiile pot vedea câte mesaje trimiți, câți contacte ai, ce aplicații folosești și pentru cât timp. Soluțiile MDM sunt folosite și pentru a urmări locația GPS a dispozitivului.

Supraveghere fizică

Dincolo de dispozitivele tale, companiile pot urmări unde mergi folosind locația GPS și fluxul video de la camerele CCTV sau de pe dispozitive. Pot monitoriza cât timp stai la birou și chiar cât timp petreci în baie.

Nu este un secret că utilizarea de către o companie a supravegherii video și a înregistrării audio pe proprietatea lor și în vehiculele lor (gândiți-vă: mașini de serviciu) este legal permisă, dar ce se întâmplă la câteva străzi distanță de birou?

Camerele cu superzoom de înaltă calitate, dronele și microfoanele parabolice care monitorizează mișcările și discursul angajaților sunt atât de puternice încât pot fi folosite de la blocuri distanță de birou. Aceasta nu este o poveste science fiction, se întâmplă astăzi, cu cazuri în instanță care o demonstrează.

În astfel de cazuri, Todd Wulffson, un partener la o firmă de dreptul muncii cu sediul în California, spune că cazul se va încheia în favoarea angajaților.

„Nu poți folosi absolut deloc o dronă pentru a monitoriza angajații, cu excepția cazului în care angajații sunt informați în prealabil, lucru care nu s-a întâmplat în acest caz,” spune el. „Și chiar și atunci, drona are acel aer de ‘Fratele cel Mare’. Un juriu nu va tolera niciodată o dronă, o cameră cu superzoom, un microfon parabolic sau orice altă tehnologie pe care oamenii nu s-ar aștepta să o folosiți.” – Todd Wulffson (Sursa: Când monitorizarea angajaților dvs. se înrăutățește)

Dispozitive purtabile (Wearables)

Costul direct și indirect al tuturor accidentelor de muncă și bolilor din SUA depășește 250 de miliarde de dolari pe an. Pentru a combate aceasta, companii precum Hitachi au început să echipeze lucrătorii cu tehnologie purtabilă pentru a colecta date despre sănătatea și locația angajaților lor.

Hitachi susține, de asemenea, că poate ‘măsura fericirea’ cu metricile pe care le colectează. Companiile care operează depozite și fabrici folosesc și localizatoare purtabile pentru a asista angajații în situații de urgență.

Cum Software-urile de Monitorizare a Angajaților Utilizează Informațiile Tale

Datele colectate prin diverse instrumente de monitorizare a angajaților sunt adesea adunate într-un „profil de talent”, ce permite companiilor și departamentelor lor de resurse umane să realizeze urmărirea productivității, gestionarea performanței, detectarea amenințărilor sau prevenirea accidentelor la locul de muncă.

Motivele afacerii pentru detectarea amenințărilor și prevenirea accidentelor la locul de muncă sunt destul de clare, unde angajații își împart informațiile cu companiile pentru a se proteja pe ei și pe ceilalți de accidente sau atacuri cibernetice.

Dar urmărirea productivității și gestionarea performanței sunt deseori contestate ca fiind o stradă cu sens unic, cu beneficii care aparțin exclusiv corporației.

Urmărirea Productivității

Managerii folosesc instrumente de monitorizare a angajaților pentru a vedea cum își petrec aceștia timpul în orele de lucru și pentru a evalua productivitatea lor. Unele oferă chiar capacități de monitorizare în timp real, permițând managerilor să vadă ce fac angajații în orice moment.

Urmărirea productivității ia în considerare cât timp petreci la postul de lucru, câte mesaje personale sau site-uri personale vizitezi, cât de activ ești pe rețelele sociale etc., și adesea agregă scoruri de productivitate (calculând deseori timpul productiv ca procentaj din timpul total) astfel încât managerii să înțeleagă cum angajatul utilizează timpul companiei.

Managerii utilizează apoi aceste informații pentru a identifica și motiva angajații neproductivi sau pentru a ajuta la reducerea sarcinii de muncă a celor suprasolicitați, pentru un echilibru între muncă și viața personală. Aceste informații pot fi împărtășite cu colegii și introduse în profilurile de talent pentru funcțiile de Gestionare a Performanței.

Detectarea Amenințărilor

Pentru detectarea amenințărilor și prevenirea pierderilor de date, instrumentele de monitorizare a angajaților urmăresc vizitele pe site-uri, descărcările de fișiere și atașamentele de e-mail.

Administratorii pot seta reguli și politici specifice pentru diferite roluri organizaționale, pentru a declanșa alerte atunci când regulile au fost încălcate.

Unele instrumente vor calcula chiar scorul de risc al unui angajat și probabilitatea ca acesta să devină un „actor rău”. Aceste informații despre risc sunt de asemenea integrate în profilul de talent al angajatului pentru funcțiile de Gestionare a Performanței.

Gestionarea Performanței

Ca rezultat al tuturor metricilor colectate în timpul monitorizării angajaților, un profil de talent cuprinzător este adesea creat pentru angajați, pentru a efectua evaluări ale angajaților, promovări sau concedieri.

Bradley Steven, fondator și CEO al LLC Formations, se întâlnește lunar cu echipa sa de conducere pentru a analiza rapoartele generate de Teramind și pentru a discuta despre performanța angajaților.

„Consultăm aceste rapoarte pentru a oferi bonusuri angajaților, pentru a-i promova sau chiar pentru a-i concedia din cauza performanței lor,” spune Bradley. „Generarea detaliată de rapoarte este o caracteristică esențială pentru software-ul de monitorizare. Până la urmă, monitorizarea este inutilă dacă nu obținem informații valoroase din datele colectate.” (Sursa: Cel Mai Bun Software de Monitorizare a Angajaților din 2021)

Ce Puteți Face în Legătură cu Asta

Mai puțin de o treime dintre angajați sunt conștienți de modul în care angajatorii lor extrag și folosesc datele lor de la locul de muncă sau dacă au dat chiar consimțământul.

Dar chiar și dacă ar fi făcut-o, dinamica de putere dintre un angajator și un angajat este atât de complicată încât reglementarea privind confidențialitatea a UE nu consideră că în majoritatea cazurilor consimțământul a fost dat liber.

Mai mult, peste jumătate dintre liderii de afaceri raportează că firmele lor nu solicită consimțământ.

Din fericire pentru angajați, reglementările recente și deciziile judecătorești par să încline în favoarea dreptului angajaților la confidențialitate.

Reglementarea emblematică a UE privind confidențialitatea datelor, General Data Privacy Regulation 2016, restricționează explicit ce poate și ce nu poate face o companie cu datele angajaților, precum scorurile automate și profilarea angajaților – deși aceasta se aplică doar companiilor din UE și cetățenilor UE.

Consultați lista noastră cu amenzi GDPR pentru a vedea ce poate păți o companie care încalcă intimitatea oamenilor.

Din păcate pentru angajații din SUA, nu există o lege federală privind confidențialitatea și California Consumer Privacy Act din 2018 nu abordează datele angajaților. Cu toate acestea, în SUA, este obligatoriu ca politicile de monitorizare a angajaților și codul de conduită:

• Să fie clar definite și documentate
• Să precizeze explicit cum și ce va fi monitorizat
• Să solicite un acord scris din partea angajaților
• Să clarifice că există puține sau nicio așteptare la confidențialitate atunci când se folosește proprietatea companiei
• Să afirme clar că nu se colectează date nerelevante pentru performanța la locul de muncă
• Să stabilească restricții privind divulgarea datelor personale către terțe părți

Asigurați-vă că vă referiți la aceste politici, astfel încât să înțelegeți ce colectează compania dumneavoastră și în ce scop, și verificați materialele de integrare pentru a vă asigura că ați dat consimțământul explicit pentru aceste activități de monitorizare.

Dacă nu sunteți confortabil cu politicile lor, luați în considerare folosirea unui dispozitiv mobil sau laptop separat pentru activități personale.

Și consultați-vă cu un avocat specializat în drepturile angajaților dacă considerați că ați fost monitorizat în mod injust sau dacă drepturile dvs. la confidențialitate au fost încălcate printr-un concediu sau penalizare nejustificată.

Sperăm că puteți avea încredere că angajatorul dvs. vă tratează cu respectul pe care îl meritați ca ființă umană, nu ca resursă umană.