Мониторинг Сотрудников Разъяснён — Как Вас Отслеживает Ваш Работодатель

Что такое технологии мониторинга сотрудников?

Как и многие технологические новшества, технологии мониторинга сотрудников берут начало в государственных программах. Разработанные для массового слежения за населением и борьбы с терроризмом агентствами с трехбуквенными аббревиатурами, эти мощные инструменты мониторинга — некоторые из которых были разоблачены через WikiLeaks — теперь доступны в упрощенной форме для корпоративного использования.

Работодателям доступен широкий спектр программного обеспечения для мониторинга сотрудников, каждая из которых предлагает свою специализацию. Хотя функции мониторинга в целом довольно стандартны, основные игроки на рынке выделяются автоматизированным исполнением и сигналами безопасности, оценкой и рейтингом сотрудников, а также прогнозированием продуктивности. Лидеры на сегодняшний день:

• Teramind
• EmpMonitor
• ActivTrak
• Hubstaff
• Time Doctor

Прежде чем рассматривать, что компании могут делать с вашей информацией, давайте сначала обсудим различные методы, которые работодатели используют для вашего мониторинга.

Сбор Вашей Цифровой Информации

Раньше слежка ограничивалась фирменными активами в рабочее время, но сегодня сотрудники, даже не подозревая, соглашаются на круглосуточный мониторинг в обмен на привилегии работы из дома и политику BYOD (принеси своё устройство). Хотя закон предписывает работодателям мониторить сотрудников только в рабочее время, на деле технологии позволяют менеджерам следить за устройствами сотрудников постоянно… и когда они могут, они это делают.

Teramind часто считается наиболее полным решением для мониторинга сотрудников на рабочих станциях и серверах (но не мобильных устройствах), так что давайте рассмотрим их функционал.

Teramind предоставляет работодателям возможность мониторить следующее:

• Постоянная запись экрана с возможностью просмотра
• Нажатия клавиш — на каждом сайте
• Посещение веб-страниц и их продолжительность
• Электронная почта — отправитель, получатель, тема и текст, вложения
• Передача файлов
• Совещания
• Мгновенные сообщения на всех платформах — социальные сети, Slack и т.д.
• Активность в социальных сетях, опубликованный контент и вложения
• Поисковые запросы
• Печать, включая сохранение в PDF
• Снимки экрана
• Мониторинг сессий и сетевой активности

Каждое слово, которое вы печатаете, каждый сайт, который вы посещаете, каждый файл, к которому у вас есть доступ… все это записывается и логируется, пока это происходит на фирменном устройстве. Речь идет о личном почтовом ящике, социальных сетях или даже Dropbox. Некоторые приложения даже позволяют компаниям включать камеры на компьютерах.

Teramind и другие программы для мониторинга позволяют работодателям активировать скрытого агента, который контролирует, знает ли сотрудник, что за ним следят, в любой конкретный момент времени.

Для смартфонов решения Mobile Device Management (MDM) позволяют работодателям мониторить и управлять как фирменными, так и личными мобильными устройствами. Хотя личные тексты и письма не мониторятся, компании могут видеть, сколько сообщений вы отправляете, сколько у вас контактов, какие приложения вы используете и сколько времени. MDM также используется для отслеживания GPS-местоположения устройства.

Физический Надзор

Помимо ваших устройств, компании могут отслеживать, куда вы идете, используя GPS и видеопоток с камер видеонаблюдения или с устройств. Они могут следить, сколько времени вы проводите за рабочим столом, и даже сколько времени тратите в туалете.

Не секрет, что использование компанией видеонаблюдения и аудиозаписи на своей территории и в служебных автомобилях (типа фирменного авто) законно, но что насчет улиц, которые находятся в нескольких кварталах от офиса?

Камеры с суперзумом, дроны и параболические микрофоны, которые могут следить за движениями и разговорами сотрудников, настолько мощные, что их можно использовать в нескольких кварталах от офиса. Это не фантастика, это происходит сейчас, и судебные дела это подтверждают.

В таких случаях Тодд Вулфсон, партнер калифорнийской юридической фирмы по трудовому праву, говорит, что дело решится в пользу сотрудников.

«Вы абсолютно и положительно не можете использовать дрон для мониторинга сотрудников, если они заранее не предупреждены об этом, как это было в данном случае,» — говорит он. «Даже если предупредить, дрон все равно вызывает ощущение всевидящего Большого Брата. Ни одно жюри не потерпит дрона, камеры с суперзумом, параболического микрофона или любой другой технологии, которую люди не ожидают увидеть.» — Тодд Вулфсон (Источник: Когда мониторинг сотрудников идет наперекосяк)

Носимые Устройства

Прямые и косвенные расходы на все рабочие травмы и заболевания в США превышают 250 миллиардов долларов в год. Чтобы бороться с этим, такие компании как Hitachi начали оснащать своих сотрудников носимыми технологиями для сбора данных о здоровье и местоположении.

Hitachi также утверждает, что собранными метриками можно «измерить счастье». Компании, которые управляют складами и фабриками, также используют носимые локаторы для помощи сотрудникам в чрезвычайных ситуациях.

Как Программы для Мониторинга Сотрудников Используют Вашу Информацию

Данные, собираемые через различные инструменты для мониторинга сотрудников, часто объединяются в «талант-профиль», который позволяет компаниям и их отделам кадров заниматься отслеживанием производительности, управлением эффективностью, выявлением угроз или профилактикой производственных травм.

Бизнес-логика в случае с выявлением угроз и профилактикой травм довольно проста: сотрудники делятся своей информацией с компанией, чтобы защитить себя и других от травм или кибератак.

Но отслеживание производительности и управление эффективностью часто воспринимаются как односторонний процесс, преимущества от которого получает только компания.

Отслеживание Производительности

Менеджеры используют инструменты для мониторинга сотрудников, чтобы видеть, как сотрудники проводят свое время в рабочие часы и оценить их производительность. Некоторые даже предлагают возможность мониторинга в реальном времени, чтобы менеджеры могли видеть, что сотрудники делают в любой момент времени.

При отслеживании производительности учитывается, сколько времени вы проводите за рабочим местом, сколько личных сообщений или сайтов вы посещаете, насколько активны вы в социальных сетях и так далее. Затем все это суммируется в оценки производительности (часто путем расчета продуктивного времени как процента от общего времени), чтобы менеджеры понимали, как сотрудник использует рабочее время.

Эту информацию менеджеры используют для выявления и мотивации непродуктивных сотрудников или снижения рабочей нагрузки у перегруженных сотрудников для баланса между работой и личной жизнью. Эта информация может быть поделена с коллегами и использована в талант-профилях для функций управления производительностью.

Выявление Угроз

Для выявления угроз и предотвращения утечки данных инструменты мониторинга отслеживают посещение сайтов, скачивание файлов и вложения в электронной почте.

Администраторы могут устанавливать конкретные правила и политики для различных ролей в организации, чтобы получать оповещения, когда эти правила нарушены.

Некоторые инструменты даже рассчитывают «риск-профиль» сотрудника и вероятность того, что он станет «плохим актером». Эта информация о риске также добавляется в талант-профиль сотрудника для функций управления производительностью.

Управление Производительностью

В качестве итога всех собранных метрик в процессе мониторинга для сотрудников часто создается всесторонний талант-профиль, который используется для проведения оценки работников, продвижения по службе или увольнения.

Брэдли Стивен, основатель и генеральный директор LLC Formations, ежемесячно собирается со своей командой руководителей, чтобы обсудить отчеты, сгенерированные Teramind, и обсудить производительность сотрудников.

«Мы консультируемся по этим отчетам, чтобы начислять сотрудникам премии, продвигать их или даже увольнять из-за их производительности,» говорит Брэдли. «Генерация подробных отчетов — это обязательная функция для программы мониторинга. В конце концов, мониторинг бесполезен, если мы не получаем ценную информацию из данных.» (Источник: Лучшее программное обеспечение для мониторинга сотрудников в 2021 году)

Что Можно Сделать

Меньше трети сотрудников осведомлены о том, как их работодатели извлекают и используют их рабочие данные или даже дали ли они на это согласие.

Но даже если бы они дали, баланс сил между работодателем и сотрудником настолько запутан, что в большинстве случаев регулирование конфиденциальности в ЕС не считает это добровольным согласием.

Более того, больше половины руководителей бизнеса сообщают, что их компании не запрашивают согласие.

К счастью для сотрудников, последние нормативные акты и судебные решения кажутся склоняются в пользу прав сотрудников на конфиденциальность.

В знаковом регулировании ЕС по защите данных — Общем регламенте по защите данных 2016 года — явно ограничивается, что компания может и не может делать с данными сотрудников, например, автоматизированное скорингование и профилирование сотрудников — хотя это применяется только к компаниям и гражданам ЕС.

Загляните в наш список штрафов по GDPR, чтобы увидеть, что может случиться с компаниями, нарушающими конфиденциальность людей.

К сожалению, для сотрудников из США федерального закона о конфиденциальности нет, и Калифорнийский акт о правах потребителей на конфиденциальность 2018 года не затрагивает данные сотрудников. Однако в США обязательно, чтобы политики мониторинга сотрудников и кодекс поведения:

• Были четко определены и задокументированы
• Явно описывали, как и что будет отслеживаться
• Требовали письменного подтверждения от сотрудников
• Уточняли, что ожидать конфиденциальности при использовании корпоративной собственности не стоит
• Четко заявляли, что данные, не связанные с рабочей производительностью, не собираются
• Устанавливали ограничения на раскрытие личных данных третьим сторонам

Обязательно ознакомьтесь с этими политиками, чтобы понимать, какие данные и для каких целей собирает ваша компания, и вернитесь к материалам вашего адаптационного периода, чтобы убедиться, что вы дали явное согласие на эти виды мониторинга.

Если вы не чувствуете себя комфортно с их политиками, рассмотрите возможность использования отдельного мобильного устройства или ноутбука для личных дел.

И проконсультируйтесь с юристом по правам сотрудников, если считаете, что вас несправедливо отслеживали или нарушили ваши права на конфиденциальность через несправедливое увольнение или штраф.

Надеюсь, вы можете доверять тому, что ваш работодатель обращается с вами с уважением, которое вы заслуживаете как человек, а не как ресурс.